「マッチングの履歴書は、病院に郵送するけど、送付状って必要なの？」「送付状（添え状）って、どう書けばいいの？」——初期研修病院に書類を送る準備をしていて、こんな疑問を持った医学生は多いのではないでしょうか。
結論から言うと、送付状は、「誰が、誰に、どの書類を、何枚送ったか」を相手に伝えるための書類です。病院の指定がなければ、履歴書などの応募書類に添えて送るのが丁寧で、書き方にもある程度の型があります。ただし、病院によって、送付状の要不要や郵送の指定が違うので、募集要項の確認が最優先です。
この記事では、地方国公立医学部を卒業し、3つの病院を受験して、現在は市中病院で研修医1年目として働いている私が、マッチングで病院に履歴書を送るときの送付状の書き方・例文・封筒や郵送のポイントを解説します。
送付状は、地味だけど、病院の担当者さんが最初に目にする書類。「ちゃんとした人だな」と思ってもらえる、ちょっとしたチャンスです！
医学生マッチングの送付状（添え状）とは？
送付状は「書類の案内状」
送付状（添え状）とは、同封した書類の内容を、相手に分かりやすく伝えるための書面です。誰が、誰に、どの書類を、何のために送ったのかを、ひと目で分かるようにします。
履歴書の志望動機や自己PRとは役割が違い、送付状に、自己PRや志望動機を長く書く必要はありません。書類の内容を、簡潔に示すものです。
マッチングの送付状は必要？
マッチングの採用試験では、履歴書、卒業見込証明書、成績証明書、病院独自の申込書などを、病院に提出します。病院によって、郵送で送る場合、メールやオンラインで提出する場合、持参する場合があります。
私が見た病院の様式の中には、「履歴書、卒業見込証明書および成績証明書を同封して送ってください」と書かれた申込書がありました。郵送する場合は、送付状を添えておくと、どの書類が入っているかが分かり、丁寧な印象になります。
送付状の要不要は、病院によって違います。募集要項に「送付状は不要」「申込書のみ同封」などの指定がある場合は、その指示に従ってください。迷ったときは、病院の臨床研修担当（教育研修センターなど）に、メールか電話で確認すると確実です。
送付状は、書類界のコンシェルジュ。「この封筒には何が何枚入っています」と案内してくれる、地味だけど気の利く存在です。入れ忘れ防止にもなるので、郵送するなら添えておくと安心です。
医学生の履歴書の送付状の書き方
送付状の記載項目
送付状は、一般的に、次の順番で書くと言われています。
- 日付：投函する日を、右寄せで
- 宛先：病院名、部署名、担当者名を左寄せで（部署宛は「御中」、個人宛は「様」）
- 差出人：大学名・学部学科・学年、氏名、住所、電話番号、メールアドレスを右寄せで
- 件名：中央に、内容が分かる題名を
- 頭語（拝啓など）と、時候の挨拶
- 本文：何の書類を、何のために送るかを簡潔に
- 結語（敬具など）
- 記書き：同封書類の名称と枚数を、箇条書きで
- 以上
特に大切なのは、次の3点です。
- 病院名は、略さずに、正式名称で書く
- 部署宛なら「御中」、個人宛なら「様」。両方は併用しない
- 日付の書き方（西暦・和暦）は、同封する履歴書などとそろえる
A4用紙1枚に収める
送付状は、A4用紙1枚に収まる長さにします。本文は短く、同封書類の一覧（記書き）を分かりやすく書くのがポイントです。
パソコンと手書き、どちらがいい？
一般的なビジネス文書の解説では、パソコンで作成するのが無難とされています。ただし、病院が手書きを指定している場合は、指定に従う必要があります。迷うときは、募集要項や、先輩の例を確認しましょう。
私は、送付状を付けて、パソコンで作成しました。
マッチングの送付状の例文
次の例文は、「型」を示すための例文です。病院名や氏名などは、「○○」に置き換えています。実際に使うときは、病院の指定に合わせて、書き換えてください。
令和○年○月○日
○○病院
臨床研修センター 御中
○○大学 医学部医学科 6年
氏名 ○○ ○○
住所：〒○○○-○○○○ ○○県○○市○○
電話：○○○-○○○○-○○○○
メール：○○○＠○○○
初期臨床研修 採用試験の応募書類送付のご案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたび、貴院の初期臨床研修の採用試験を受験したく、下記の書類を同封いたしました。ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
1．履歴書 1通
2．臨床研修申込書 1通
3．卒業見込証明書 1通
4．成績証明書 1通
以上
同封する書類は、病院の募集要項に書かれたものだけにしてください。例文の書類名・枚数は、あくまで例です。送付状の内容と、実際に入れた書類が一致しているかを、投函前に必ず確認しましょう。
受験希望日を伝える場合
採用試験の日程が複数ある病院では、履歴書や申込書に、希望する受験日を書く欄があります。希望日は、履歴書・申込書の欄に書くのが基本ですので、送付状には、必要がなければ書かなくて大丈夫です。病院の指示があれば、それに従ってください。
履歴書の送付状：封筒・同封・郵送
同封する順番
書類は、送付状を一番上に重ねるのが一般的なマナーです。送付状が一番上、そのあとに応募書類を重ねます。クリアファイルに入れて送ると、雨でぬれても文字がにじみにくいです。マッチングの書類も、次の順番で入れると分かりやすいです。
- 送付状
- 履歴書・申込書など（病院の指定の順があれば、その順）
- 卒業見込証明書・成績証明書など
封筒は、書類を折らずに入るサイズで
封筒は、書類を折らずに入れられるサイズ（A4が入る角形2号など）を選ぶのが一般的です。宛名は、病院の正式名称で、略さずに書きます。クリアファイルに入れておくと、雨でぬれたときにも、書類を守れます。
病院の郵送ルールを確認する
複数の病院・大学の募集要項では、郵送について、次のような指定がありました（病院ごとに異なります）。
- 書留、または簡易書留で送る
- 封筒の表面に、指定の文言を書く（例：「初期臨床研修医応募」）
- 締切は「必着」（締切日までに届く必要がある）
特に、「必着」の場合は、投函日ではなく、届く日が締切です。郵送には日数がかかるので、余裕をもって送りましょう。簡易書留などは、郵便窓口で手続きが必要です（ポストに投函するだけでは、書留になりません）。
私は郵送で、期限の1〜2週間前に出しました。期限は病院によって違うので、必ず確認してください。
余裕を持って出すメリットもあります。面接などの順番が、履歴書を送った順になっていることがあり、早めに出すと早い順番で受験できる場合があります（私の経験上の話で、病院によって異なります）。
送付状を書くときの注意点
- 誤字・脱字、病院名の間違いは絶対にしない（宛名が間違っていると、印象が悪くなる）
- 日付・病院名・部署名は、募集要項と照らし合わせて確認する
- 送付状と、同封した書類の内容を照合してから、投函する
- 送付状の控え（コピー）を取っておく
- 自己PR・志望動機は、履歴書に任せ、送付状には長く書かない
特に、宛名の間違いは注意が必要です。複数の病院に出すときは、「前に出した病院の名前のまま」になっていないか、最後に確認しましょう。
医学生マッチングの履歴書準備の流れ
送付状は、書類の準備の最後に作ることが多い書類です。全体の流れは、次のようになります。
- 病院見学をして、志望理由の材料を集める
- 履歴書・申込書を書く（志望動機・自己PR）
- 大学に、卒業見込証明書・成績証明書を申請する
- 書類を、先輩や同期に見てもらう（添削）
- 送付状を作る
- 書類をそろえて、募集要項の方法で送る（必着に注意）
送付状のよくある質問
Q. 送付状を入れ忘れたら失格？
A. 病院が指定していない限り、送付状がないことだけで不利になる、とは限りません。ただし、不安なときは、病院に問い合わせてください。募集要項の指示が最優先です。
Q. メール提出でも送付状は必要？
A. 病院の指定に従ってください。一例として、メール本文に、送付した書類の名称と枚数を書いておくと、何を送ったかが伝わります。
Q. 送付状は使い回していい？
A. 型は使い回して構いませんが、宛先・病院名・書類の内容は、病院ごとに必ず書き換えて、確認してください。病院ごとに、必要な書類が違うことがあります。
Q. 送付状に志望動機は書く？
A. 送付状は、書類の案内状なので、志望動機は書かなくて大丈夫です。志望動機は、履歴書にしっかり書きましょう。
まとめ：送付状は丁寧さを伝える最初の書類
- 送付状（添え状）は、「誰が・誰に・何を・何枚送ったか」を伝える書類
- 病院によって、要不要や郵送の指定が違う。募集要項の確認が最優先
- 順番は、日付→宛先→差出人→件名→頭語→本文→結語→記書き→以上。A4用紙1枚に収める
- パソコン作成が無難。病院が手書きを指定している場合は、指定に従う
- 送付状を一番上に重ねて、書類を折らずにクリアファイルに入れる
- 書留・必着などの指定に注意し、余裕をもって送る
- 宛名の間違い・書類との不一致は、投函前に必ず確認する
送付状は、短い書類ですが、病院の担当者さんが最初に目にするものです。丁寧に作って、安心して応募書類を出しましょう。この記事が、マッチングの書類準備に悩む医学生の参考になればうれしいです。
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